La gestion administrative est profondément liée au développement de toute entreprise. Dans les faits, elle est indissociable du fonctionnement d’une société, quelle que soit sa taille.
C’est la raison pour laquelle, il est souvent dans votre intérêt de faire en sorte que les tâches administratives soient réalisées à temps. Vous avez pour cela diverses solutions, soit vous pouvez vous en occuper personnellement, ou alors recruter des personnes qui se chargeront de la réalisation des missions qui y sont liées.
Même si ces deux options sont souvent les plus évidentes, il en existe une autre qui peut s’avérer nettement plus avantageuse. Il s’agit de la mise en place d’une externalisation administrative.
Qu’est-ce que l’externalisation administrative ?
Afin de compartimenter votre entreprise de façon efficace, il convient de commencer à faire la part des différents services ou départements. Dans cette optique, la création d’un pôle dédié à la réalisation de toutes les tâches administratives semble être inévitable. Si vous vous en chargez vous-même, cette façon de procéder finira très rapidement par afficher ses insuffisances.
Vous pouvez ne pas avoir les compétences et les connaissances requises, ce qui aboutira irrémédiablement à un certain désordre. Il est en outre possible que vous n’ayez pas le temps de tout faire tout seul, bien que vous en ayez la volonté et les aptitudes. La gestion d’une entreprise entière est épuisante et il est rarement envisageable qu’une seule personne y parvienne.
Vous pouvez donc penser à mettre en place une externalisation administrative, une solution qui vous donne l’opportunité de déléguer la gestion administrative de votre entreprise à un prestataire externe.
Sa particularité est qu’elle n’implique pas de recrutement. Lorsque vous optez pour cette solution, vous faites confiance à un professionnel externe à votre société. Vous aurez ainsi à votre service des personnes qualifiées et dotées d’une expertise à divers niveaux.
Avec l’externalisation, vous pouvez confier votre secrétariat ou encore votre gestion comptable.
Il s’agit d’une solution modulable à souhait qui s’adapte à vos besoins administratifs. Elle est cependant basée sur la confiance que vous accordez à un prestataire. Il est donc préférable d’en trouver un qui correspond à vos critères avant de vous engager.
Les avantages de l’externalisation administrative
Recourir à l’externalisation administrative est loin d’être une mauvaise idée. Le principe même de la démarche offre de multiples avantages. Une fois que vous aurez trouvé un prestataire en qui vous pouvez avoir pleinement confiance, vous pourrez profiter de services d’une grande efficacité.
Gagner du temps
Le premier et le plus évident des avantages de l’externalisation administrative est le gain de temps, surtout pour le dirigeant. Cette solution ôte littéralement un poids de vos épaules et vous permet d’avoir plus de temps à accorder à d’autres aspects de votre entreprise. Elle est d’autant plus bénéfique si vous vous occupez vous-même de certaines tâches administratives.
Vous remarquerez rapidement la différence et pourrez en déduire que vous avez fait le bon choix. Le temps supplémentaire que vous aurez à disposition avec l’externalisation administrative pourra aussi servir à vous reposer et ainsi à être plus productif.
Faire des économies
Un autre point fort de l’externalisation administrative est sa capacité à vous faire réaliser des économies non négligeables. Mettre sur pied un département administratif totalement opérationnel demande en effet des ressources importantes :
- vous aurez tout d’abord besoin de recruter divers profils variés. Toutes les personnes que vous aurez choisies devront, évidemment, être rémunérées,
- vous aurez ensuite besoin d’espace. Il faudrait alors vous procurer un local si vous n’en disposez pas. Dans le cas contraire, vous serez peut-être obligé d’en trouver un plus spacieux. Quelle que soit la situation, elle rime avec des dépenses supplémentaires.
- vous devrez en outre vous procurer le matériel requis pour permettre à votre personnel de travailler dans les meilleures conditions. Ce sont autant de contraintes qui deviennent totalement inutiles avec l’externalisation administrative.
Le prestataire que vous mandatez dispose déjà des compétences et des infrastructures qui s’imposent. Tout ce que vous avez à faire est de le payer pour ses services. En fin de compte, cette option est nettement moins coûteuse. Vous n’avez pas de matériel à acheter ni de local à exploiter et aucun recrutement à effectuer.
Améliorer sa productivité
Avec les tâches administratives entièrement prises en charge, vous pouvez vous concentrer sur d’autres points tout aussi importants. Quel que soit votre domaine d’activité, ce surplus de temps utilisé à bon escient peut booster votre productivité. Si votre entreprise se consacre à la vente de produits particuliers par exemple, vous serez dans de meilleures dispositions pour innover.
Avec le temps à votre disposition, vous serez en mesure d’être plus à l’écoute de votre clientèle. Il sera plus aisé de proposer des produits inédits répondant à leurs attentes et à leurs besoins. Vous accorderez ainsi plus de temps à votre cœur de métier, ce qui vous aidera à développer votre activité plus rapidement.
Augmenter son efficacité
Avec l’externalisation, vous avez la possibilité de véritablement augmenter l’efficacité de votre entreprise. Il s’agit d’une excellente façon de mettre en place des processus administratifs efficaces et structurés gérés par des experts. Vous profiterez de compétences avérées dans divers domaines avec un minimum d’investissement. Tout ce qui touche à la gestion administrative n’est plus réalisé au hasard. Le tout est plus cohérent et plus simple à comprendre.
L’externalisation offre par ailleurs une souplesse opérationnelle indéniable. La collaboration avec le prestataire externe est dynamique et adaptative. Elle prend place aussi bien pour des activités saisonnières que pour des durées indéterminées. Votre pilotage global se fluidifie par conséquent et s’améliore rapidement.
À qui s’adresse l’externalisation administrative ?
L’externalisation administrative a le mérite d’être une solution polyvalente qui convient à de multiples entreprises et professionnels. Quelle que soit l’activité que vous menez, il ne fait aucun doute que vous y trouverez votre compte.
Les PME
Les petites et moyennes entreprises sont les principales cibles de ce mode de gestion administrative. Lorsque votre société est à taille humaine, il est en effet possible d’être dépassé par les coûts et exigences d’un département administratif qui travaille à temps plein. Avec l’externalisation, vous pouvez en avoir tous les avantages en vous débarrassant des contraintes. Cela vous donne l’occasion de mieux maîtriser vos frais.
Les startups
Les startups sont de jeunes entreprises qui évoluent dans le domaine des nouvelles technologies. Elles sont souvent caractérisées par des moyens limités et des idées révolutionnaires. C’est d’ailleurs l’une des raisons pour lesquelles, l’expansion de leurs activités dépend grandement d’investisseurs.
Si votre société correspond à cette description, il ne fait aucun doute que la gestion administrative représente un poids lourd à porter. En décidant de l’externaliser, vous pourrez vous soulager. Même si vous optez pour une assistance de quelques heures seulement par semaine, vous en tirerez profit.
Les entrepreneurs
L’externalisation administrative est également très indiquée pour les entrepreneurs. Même s’ils sont totalement indépendants, rien ne les oblige à tout gérer seuls. Avoir la possibilité de déléguer leur gestion administrative à des experts est une façon de réduire leur stress et leurs dépenses. Si vous êtes dans ce cas, n’hésitez pas à adopter cette solution.
Les grandes entreprises
Il est possible que les grandes entreprises aussi aient recours à l’externalisation administrative. À certains moments de l’année, elles peuvent faire face à des pics d’activité qui augmentent l’ensemble des tâches à accomplir. À défaut de recruter du personnel, l’externalisation apparaît comme un choix plus judicieux. Elle aide à faire face aux multiples enjeux.
Comment choisir un prestataire qualifié pour votre externalisation administrative ?
Si vous souhaitez opter pour l’externalisation administrative, vous devez trouver un prestataire fiable et de confiance. Faites en sorte de bien le choisir pour profiter de ce service aux multiples bénéfices.
Vous devez commencer par faire le point sur vos besoins pour y parvenir. Il est important que vous ayez une idée précise de ce qu’il vous faut. C’est uniquement ainsi que vous saurez reconnaître les services qui vous conviennent.
Il vous suffira ensuite de vous tourner vers les professionnels qui proposent l’externalisation administrative. Notez que certains d’entre eux peuvent par exemple s’occuper de la gestion de la comptabilité tandis que d’autres ne proposeront pas ce service. Pensez aussi à vous renseigner sur la réputation et l’expérience du prestataire.
Ce sont deux éléments qui contribuent à développer la confiance que vous lui portez. Il ne faudra pas oublier de considérer les tarifs proposés par ce dernier. Il faut qu’ils soient en adéquation avec votre budget. Vous pouvez faire une comparaison des offres de différents professionnels afin de déterminer celles qui sont les plus avantageuses sur ce plan.
Conseils pour tirer le meilleur parti de votre relation d’externalisation administrative
Si vous souhaitez que la collaboration avec votre prestataire d’externalisation administrative porte ses fruits, il convient d’être attentif. Une fois le contrat signé, vous ne devez pas vous retirer en espérant que tout soit fait et prêt automatiquement.
Adoptez des habitudes pour tirer le meilleur parti de votre relation d’externalisation :
- vous devez ainsi préparer les documents importants susceptibles de faciliter la tâche au professionnel. Afin que ce dernier prenne le relais efficacement, il y a certains éléments dont il doit avoir connaissance. Vous pouvez les lui transmettre en regroupant et en ordonnant les données essentielles,
- communiquez constamment avec votre prestataire de services. Il faut que les échanges entre ce dernier et vous soient fluides pour une collaboration fructueuse. N’hésitez pas à partager les nouveaux éléments susceptibles d’affecter votre gestion administrative. Cela reste valable qu’ils soient importants ou non.
Nous vous recommandons par ailleurs de fixer des objectifs réalistes et réalisables. Même si votre prestataire est compétent, vous ne devez pas le surexploiter en demandant un rendement qui manque d’objectivité.
